Ez a poszt főleg azoknak szól, akik tervezik, hogy jelentkeznek a programra, azaz az ügyintézés folyamatát írom le néhány tippel és persze a saját tapasztalataimmal kiegészítve. Aki élménybeszámolóra kíváncsi, az ugorjon a harmadik posztra. (De aki az ügyintézéssel kapcsolatos negatív tapasztalataimra kíváncsi, annak ez a két poszt is egy aranybánya lehet.)
Jelentkezés
Alapvetően februárban kell jelentkezni Erasmus-programra a következő egy évre nézve. Azaz ha valaki a 4. félévében (tavasszal) akar kimenni, annak már egy évvel hamarabb le kell adnia a jelentkezést. Szeptemberben van pótjelentkezés azokra a helyekre, amiket nem töltöttek be, ez is opció, viszont kevesebb a választási lehetőség. A jelentkezés egy neptunos kérvényen keresztül történik, ide kell feltölteni a szükséges dokumentumokat, amikre lehet pontot kapni (nyelvvizsgák, szakkollégiumi tagság stb.). Kellett írni angol nyelvű önéletrajzot, kellett egy motivációs levél azon a nyelven, amin alapvetően az órák zajlanak kint (én például németül írtam, mert főleg német nyelvű órákat terveztem felvenni), illetve még röviden magyarul is össze kellett foglalni, hogy miért jelentkezünk a programra. Előny, ha valahogy a kinti félévet össze tudjátok kötni egy kutatási témával, azt mindig támogatják az oktatók.
A jelentkezésnél fel kell állítani egy sorrendet a fogadó egyetemekből (maximum 3), hogy hova szeretnénk a legjobban menni, mit jelölünk meg második, valamint harmadik helyen, ha az elsőre nem kerülünk be. (Én csak egyet jelöltem meg, mert más országba nem akartam volna menni, ez sem probléma.) A KRE erasmusos honlapjáról le lehet tölteni az aktuális partnerlistát. Ebben megtalálható, hogy milyen szakról milyen országban milyen egyetemekre lehet kimenni, ezekből lehet válogatni. Úgy tudom, hogy japán szakról nem jelentkeznek sokan általában. Mi például csak hárman voltunk, amikor jelentkeztünk, viszont mindhárman Németországot jelöltük meg első helyen, és csak két férőhely volt. (Több lehetőség van Romániába vagy Lengyelországba menni, de ezek kevésbé népszerűek.) Szóval ezek alapján is lehet fontolgatni, hogy merre érdemes menni.
A neptunos kérvény leadása után behívtak interjúra, amit a szakos Erasmus-koordinátor tart további oktatók és legalább egy HÖK-ös jelenlétében, hogy biztosan fair legyen az egész. Az interjú is még február végén volt egy pénteki napon két óra közt egy szünetben (mivel csak hárman voltunk, ugye). Nekünk magyarul zajlott az interjú, de vannak szakok, ahol angolul interjúztatnak (főleg ahol nagy a verseny az Erasmus-helyekért, például kommédián). Az interjún gyakorlatilag csak röviden átmentünk a beadott dokumentumokon, megbeszéltük, hogy miért akarok kimenni, és hogy biztos boldogulni fogok-e a külföldi közegben.
Az eredményt március 10. körül kaptuk meg, illetve itt az is kiderült, hogy a Károli Go ösztöndíjat is megkaptuk-e. Ezt 100 hallgató kapja az egyetemről, mindenképp érdemes bepipálni, hogy pályázunk rá, mivel ez egy plusz hónapnyi pénz az egyetemtől.
Jelentkezni tehát legkorábban a 2. félévben lehet (a 3. vagy a 4. félévre), viszont ha valaki ősszel megy ki, akkor meg is lehet hosszabbítani a mobilitást egy félévről egy egész évre (tavasszal nem lehet ilyet). BA és MA alatt is 2 félévet lehet Erasmus-programmal külföldön tölteni, az osztatlan képzéseken pedig 4 félévet. (Viszont az Erasmus minden esetben aktív otthoni félévet jelent, azaz fogyasztja az államilag támogatott féléveket akkor is, ha nem haladunk közben az otthoni tanulmányainkkal.)
Kiutazás előtti teendők
Azt mondják, hogy az ázsiai csereprogramoknál sokkal több a papírmunka, de én épp ellenkezőleg éreztem: az Erasmus sokkal macerásabb, sokkal több teendő van vele előtte, közben és utána is, némelyiket kifejezetten feleslegesnek éreztem, de valahogy túl kell esni rajtuk.
Akinek nincs Európai Egészségbiztosítási Kártyája, annak be kell mennie egy kormányablakba, és igényelni egyet. Ez nem kerül pénzbe szerencsére, és a legtöbb orvosi ellátást fedezi. Ha bármikor orvoshoz kell menni a félév alatt, mindig ezt a kártyát kérik el.
Továbbá ki kell tölteni egy nyelvi tesztet egy oldalon, és az eredményét elküldeni az intézményi Erasmus-koordinátornak. (Ez igazából csak azért van, mert nem bíznak eléggé a nyelvvizsgákban.) Kb. fél óra alatt meg lehet csinálni a tesztet, de hivatalosan 45 percet írnak rá, azt hiszem. (Máig nem jöttem rá, hogy hogy lehet ennek az oldalnak a hírleveléről leiratkozni, most már spambe megy.) Arra még figyeljetek, hogy a Google-fiókkal kell regisztrálni, ezért azt a nevet fogja ráírni a bizonyítványra az oldal, ami a Google-ben be van írva. (Ha valaki csillámpóni96 néven van bejelentkezve, azt nem fogják elfogadni.)
A következő szükséges dokumentum a Learning Agreement (röviden LA), ami az igazi rémálom. Már csak azért is, mert egyáltalán nem logikus úgy felvinni rá a tárgyakat, ahogy a rendszer ezt elvárja. Ennek a dokumentumnak nincs semmilyen szerepe a tárgyelfogadtatás folyamatában (ettől függetlenül csatolni kell), ez csak egy szép papír, ami már a kiutazás előtt biztosítja, hogy a hallgató tud felvenni kint tárgyakat és az otthoni egyetem ezeket elfogadja, de tényleg semmi gyakorlati jelentősége nincs. (Viszont ha bármi változás van a tárgyakkal, akkor ezt is módosítani kell, és akkor újra aláírja online az itthoni és a kinti koordinátor.)
Az LA megléte szükséges a támogatási szerződés aláírásához, azaz még a kiutazás előtt ki kell választani tárgyakat a kinti egyetemről, illetve egyeztetni az elfogadtatást. Ezt a későbbiekben lehet módosítani, gyakorlatilag az is előfordulhatna, hogy az összes rajta szereplő tárgyat lecseréljük a kiutazás után, ezért nem kell túlaggódni, hogy milyen tárgyakat viszünk fel rá. (A heidelbergi egyetem tárgyait a HeiCo felületen lehet elérni.) Miután ezt online aláírtuk, a kinti szakos koordinátornak és az otthoni intézményi Erasmus-koordinátornak is alá kell írnia, de szerencsére ezt intézi a rendszer magától, nem nekünk kell aláíratni velük személyesen.
Ezután még a támogatási szerződést kell aláírni, ami nélkül nem kapjuk meg a pénzt, szóval véletlen se utazzon ki senki anélkül, hogy ezt aláírta volna. Ehhez személyesen be kell menni az intézményi Erasmus-koordinátorhoz aláírni a négy (vagy több?) példányban kinyomtatott támogatási szerződést. Ebben szerepel a mobilitás kezdete és vége dátum is, ami kicsit problémás lehet, mert hangsúlyozzák, hogy ide azokat a dátumokat kell beírni, amikor az embernek először, illetve utoljára meg kell jelennie az egyetemen, csak ez a vége dátumnál még nem szokott világos lenni a szemeszter végéig. Mivel az ösztöndíjnak a 80%-át utalják át előre, ha módosulnak a tényleges dátumok ehhez képest, akkor újraszámolják az ösztöndíjat és az alapján küldik a fennmaradó összeget. Amennyiben nagyon nagy az eltérés (1 hónap vagy több), akkor előfordulhat, hogy vissza kell fizetni valamennyit az ösztöndíjból. A tényleges dátumok a Certificate of Attendance nevű dokumentumba kerülnek, amit a kinti intézmény koordinátorai írnak alá a mobilitás elején és végén.
Szálláskeresés és utazás
Az innentől következő infók eléggé Németország- illetve Heidelberg-specifikusak lesznek, szóval ha valaki máshova utazik ki, elképzelhető, hogy teljesen máshogy néz ki az egész folyamat.
Az Erasmus egyik legstresszesebb pontja a szálláskeresés, mivel nem kapunk magunk fölé csak úgy tetőt, hanem magunknak kell szállást találni. Sokszor nehéz bejutni a kollégiumokba, és ezért hallani olyan rémtörténeteket, hogy valaki egy hónapig vagy tovább hotelben élt (nyilván jóval drágábban, mint bárhol máshol), valamint a leggyakoribb visszamondási ok is az, hogy a hallgató nem talált szállást.
A heidelbergi egyetem a kollégiumi jelentkezést tavaszra novemberben küldte ki. Mivel first come, first serve alapon működik a jelentkezés, érdemes minél hamarabb (lehetőleg még aznap, de legkésőbb másnap) leadni, mert csak így van bármi esélyünk bekerülni. Fontos: papírformátumon várták a jelentkezést: ki kellett nyomtatni a jelentkezési ívet, kézzel kitölteni és aláírni, majd bescannelve visszaküldeni. (Erre határozottan nem voltam felkészülve, amikor épp Koreában voltam.) Három kategóriát lehetett megjelölni (én a legdrágábbat jelöltem, mert csak abban van biztosítva Wifi, meg kényelmes szobát akartam), illetve azt is be kell írni, hogy milyen kollégiumba kerülnénk a legszívesebben. A Studierendenwerk honlapján lehet a különböző épületeket megtalálni. (Erre sem voltam felkészülve, szóval még Koreában éjfélkor böngésztem, hogy melyik hol van és milyen minőségű, aztán viszonylag random írtam be valamit.)
Sikerült másnap reggel leadni, és be is kerültem a koliba, szóval szerencsém volt ezzel. De további figyelmeztetés a Studierendenwerkkel kapcsolatban, hogy mindent az utolsó pillanatban csinálnak meg. Azt ígérték, hogy november 28-áig küldik a jelentkezést, és november 28-án (csütörtökön) délután 4-kor küldték. (Pénteken nem dolgoznak, szóval ha valakinek bármi kérdése lenne, esélytelen, hogy időben választ kapjon rá, mert addigra betelnek a helyek.) Szintén nem siették el az eredményről való értesítést: hiába volt december közepe a jelentkezési határidő, és csak február 28-án értesítettek, hogy bekerültem a kollégiumba. (Azaz már csak 1 hónap volt hátra a kiutazásig.) Még egy figyelmeztetés: ha valaki nem kerül be a koliba, azt nem értesítik egyáltalán. Várólistára rakják esetleg, és ha érdeklődik valaki, hogy milyen státuszban van a jelentkezés, akkor csak azt írják, hogy várólistán van, még bekerülhet. (És így előfordul, hogy két héttel a kiutazás előtt jön rá valaki, hogy valószínűleg ebben a két hétben már nem fog bekerülni, és nincs szállása.)
Németországban alternatív szálláskeresési opció a WG, azaz a lakóközösség keresése, mivel sok diák lakik ilyenekben. Ennek a fő platformja a wg gesucht nevű oldal, ahol a hirdetésekre lehet írni, és néha válaszolnak. (Tényleg viszonylag kicsi az aránya, van, aki 40-ből 3-at mond, van, aki 10-ből 3-at, eltérőek a tapasztalatok, de érdemes minél több szimpatikus lakással próbálkozni.) Ha szimpatikus a bemutatkozásunk és jelentkezésünk a főbérlőnek (vagy aki keresi a lakótársakat), akkor valószínűleg tartanak egy online interjút, aztán értesítenek, hogy bekerültél-e vagy nem (vagy nem értesítenek egyáltalán, ha nem). Ezen az oldalon azért vannak furcsa alakok is, úgyhogy legyünk elővigyázatosak! Ha azt írja az illető, hogy utazzunk ki másnap és ne szóljunk erről senkinek, az legyen gyanús. (A barátom végül WG-be ment, és átnézette egy jogász ismerősével a szerződést is, hogy minden okés-e vele.)
A wg gesuchton fent szoktak lenni a Studentenverbindungok (angolul fraternityk is), ami egy elég régi intézmény Németországban, a legtöbb csak fiúknak van, van, ahol része a programnak, hogy vívnak, van, ahol kötelező egyenruhát viselni stb. Azt hallottam, hogy eléggé konzervatív a legtöbb ilyen. Az egyik Studentenverbindungnál interjúztam is, de olyan probléma merült fel, hogy nem iszom alkoholt és a hagyományaik szerves része, hogy muszáj lehúzni egy korsó sört stb. Szóval én csak akkor ajánlanám ezt, ha tényleg nincs más opció.
Szóval megkaptam a bérleti szerződést, amihez ismét három oldalt ki kellett nyomtatni, az utolsó dokumentum az volt, hogy ha egy mozgássérült diáknak szüksége lenne a szobámra, akkor átköltöztethetnek máshova. Nos, ez meg is történt nem sokkal azután, hogy leadtam a szerződést, egy épülettel odébb tettek egy ugyanolyan szobába, és kaptam egy 3 napos határidőt arra, hogy újra kinyomtassam és aláírjam az említett dokumentumokat. Egy élmény volt ez is, tényleg.
A havi lakbér 340 euró volt nekem, plusz 650 euró kaució (meg 30 euró „adminisztrációs díj”), ez a legdrágább kollégiumi kategória a Studierendenwerk kollégiumainál. Viszont ez még mindig olcsóbb, mint bármilyen más lakhatási forma Heidelbergben, szóval itt mindenképp igaz az a pletyka, hogy az Erasmus-ösztöndíj felét kiteszi a szállás. További csavar a Studierendenwerk kollégiumainál, hogy nem lehet 6 hónapnál kevesebbre kivenni a szobát. A bérleti szerződéssel együtt érdemes minél hamarabb beadni a Kündigung papírt is, mert csak így van bármi esély arra, hogy nem kell plusz egy vagy két hónapra fizetnünk a bérleti díjat. Ugyanis ha nem találnak senkit a helyünkre, akkor ki kell fizetnünk a szokásos lakbért akkor is, ha már kiköltöztünk és leadtuk a kulcsot. A másik lehetőség lehetne, hogy mi keresünk valakit, akinek kiadjuk a szobát, viszont azért teljesen mi felelünk, nekünk kell intézni a kulcsot is stb., nagyon nehéz lenne megoldani úgy, ha az ember időközben hazautazik Magyarországra. Szerencsére találtak valakit a helyemre, és nem kellett a szeptembert kifizetni (csak az ezzel járó további 35 euró „adminisztrációs díjat”). Csak tényleg az utolsó pillanatban szóltak erről is (5 nappal a távozásom előtt küldték róla az e-mailt), és a kiköltözés előtt egy héttel már bementem az irodába személyesen rákérdezni, hogy hogy áll az ügy, mert az e-mailekre nem válaszoltak. Egyébként szintén nagyon részletes leírásaik vannak arra, hogy minek és hogyan kell kitakarítva lennie ahhoz, hogy a kiköltözéskor ne vonjanak le a kaucióból.
Utazni vonattal utaztunk, mivel arra jár zöld utazási támogatás. Németországba elég jól megoldható szerintem, de messzebbre már nem feltétlen mennék vonattal. A vonatjegyet a Deutsche Bahn honlapján keresztül vettem. Érdemes letölteni a Deutsche Bahn appot is, és akkor nem kell kinyomtatni a jegyeket, elég az appon keresztül bemutatni. (A Deutschlandticketet is ezen keresztül lehet venni és bemutatni, mindkettőhöz kell mobilnet, de az otthoni telefonos szolgáltatások működnek általában gond nélkül kint is.) A biztonság kedvéért azért az e-mailben kapott jegyet is letöltöttem a telefonomra PDF-ként.
Elég drága és fárasztó is volt az utazás, Heidelbergig is olyan 10-11 óra az út. Salzburgban szálltunk át, az egy nyugis vasútállomás volt, kb. 40 perc átszállási időnk volt, de szerencsére nem késett eleve vonatunk. (10 perc alatti átszállási időt nem érdemes bevállalni, a német vonatok rendszeresen késnek és akár sokat is.)
Még az szempont az utazás szervezésénél, hogy a Studierendenwerk kollégiumaihoz a kulcsot nem lehet 0-24 átvenni, hanem csak munkaidőben (azaz délután 5 után vagy hétvégén nem játszik, és ahhoz éjszakai vonattal kell kiutazni, hogy át tudjuk venni a kulcsot, vagy más szállást kell foglalni Heidelbergben, és egy éjszakát ott tölteni). A WG-k azért rugalmasabbak tudnak ennél lenni, és ha van lakótárs, aki este 11-kor oda tudja adni a kulcsot, akkor ez is megoldható. A Studierendenwerknél is van olyan opció, hogy más átveszi nekünk a kulcsot, viszont ahhoz kell meghatalmazás.