Ez a poszt az előző folytatása az ügyintézésről: a kinti egyetem, a kiutazás alatti és utáni teendők, illetve a tárgyelfogadtatás. Az élménybeszámoló a következő posztban kezdődik, ez a poszt még mindig inkább azoknak szól, akik ki akarnak jönni Németországba vagy akár konkrétan Heidelbergbe.
A kinti egyetemmel kapcsolatos ügyintézés és az orientáció
A heidelbergi egyetem kifejezetten megbonyolít mindent, amit lehet (legalábbis ezt hallottam az itt tanulóktól), még más német egyetemekhez képest is. A beiratkozásnak is eleve két foka van, és két azonosítónk is van, az egyikkel lehet aktiválni a másikat. A Neptunhoz hasonló program (HeiCo) funkcióihoz alapvetően csak akkor férünk hozzá, ha az első azonosítónkon keresztül aktiváltuk a második azonosítónkat, erről küldenek e-mailt, többé-kevésbé követhetőek az utasítások. A beiratkozás előfeltétele, hogy elutaljuk a semester fee-t, ezt minden diáknak kötelező befizetni, jobb tartományokban jár hozzá fél évre Deutschlandticket is, Heidelbergben sajnos nem, így azt is külön kell még venni.
A beiratkozásnak szintén feltétele, hogy biztosítva legyünk. A kis kék egészségbiztosítási kártya, ami az Erasmushoz is kell, tökéletesen elég erre. Viszont a heidelbergi egyetemhez muszáj megkeresni egy heidelbergi biztosító irodát, aki megerősíti nekik, hogy érvényes ez a kártyánk. Én az AOK-nál csináltam (többnek is írtam, de nem válaszoltak nagyrészt, egytől májusban kaptam választ, pedig február elején írtam nekik), egy online űrlapot kellett kitölteni hozzá. Ha ez mind megvan, akkor még ehhez is ki kell nyomtatni és aláírni egy papírt, majd képként feltölteni, aztán ha ellenőrizték, akkor sikeresen be vagyunk iratkozva. A sikeres beiratkozás előfeltétele annak, hogy aláírják a Certificate of Attendance-t, szóval ezzel érdemes igyekezni és még lehetőleg a kiutazás előtt elintézni.
Megérkezés után a központi adminisztrációs épületben lehet felvenni a diákigazolványt, amit utána még egy automatánál aktiválni is kell, hogy érvényes legyen. Az erre töltött pénzzel lehet a menzán enni, illetve különböző szolgáltatásokat használni, akár például a könyvtárban nyomtatni vagy a koliban mosni. A könyvtárban a könyveket is a diákigazolvánnyal lehet kikölcsönözni, de ehhez még külön regisztrálni kell a könyvtár oldalán keresztül.
Volt két napnyi orientáció az egyetemen különböző infó sessionökkel meg néhány programmal. Ezt én egyáltalán nem éreztem hasznosnak, nagyrészt unalmasak voltak a tájékoztatók, már csak azért is, mert egy kezemen meg tudom számolni, hogy hány számomra hasznos új információ hangzott el a két nap alatt. Az ismerkedésre szinte egyáltalán nem adtak a programokon lehetőséget, így ilyen szempontból sem volt praktikus. Persze azért nem érdemes kihagyni, de úgy érzem, hogy nem sokat veszít az, aki nem vesz részt ezen az orientáción. Úgy hallottam, hogy ősszel nagyobb meg jobb program van, mert az tanévkezdés is egyben, és sokkal több a diák.
A tárgyjelentkezésről a tanulmányokkal kapcsolatos 5. posztban írtam részletesebben.
A lakhatással kapcsolatos ügyintézés
Ha Heidelbergbe költözik valaki, akár olyan rövid távra is, mint egy szemeszter, köteles bejelenteni magát a helyi Bürgeramtnál. (Ez az összes német településre igaz.) Szinte minden városrészben van ilyen Bürgeramt, mindegyiknek van egy olyan napja is a héten, amikor lehet időpont nélkül menni, de én inkább mindig foglaltam online időpontot. Kollégiumnál elég a szerződést vinni, WG-nél kell egy külön papír ehhez a főbérlőtől. A bejelentkezésnél kaptam egy üdvözlő csomagot is, aminek a legfőbb része egy heidelberges vászontáska. Nagyon sokan járnak ezzel a városban, szóval sok ilyet lehet kiszúrni a buszon vagy csak úgy az utcán, ami vicces volt néha.
Miután bejelentettük magunkat, 1 hónapon belül kapunk levelet Kölnből a Rundfunkbeitrag nevű adóról. Ez egy olyan adó, amit minden lakásra fizetni kell (mi a koliban négyen laktunk egy apartmanban, ezért négyfelé osztottuk), kb. 18 euró havonta. Hivatalosan rádió- és tévéadó, de akkor is fizetni kell, ha egyik sincs a lakásban. (Olyan, mint Japánban az NHK adója, csak itt nem lehet azzal megkerülni, hogy nem nyitjuk ki az ajtót az öltönyös embereknek.) Ha valaki hosszabb távon lakik a lakásban, akkor érdemes annak fizetni ezt az összeget, és mindenki más csak neki fizeti a maga részét, és az online rendszerbe ennek az illetőnek az azonosító számát viszi fel. (Bárki tud regisztrálni a lakásból, nem csak az, aki levelet kapott.) Ezzel kapcsolatban elkövettem azt a hibát, hogy azt feltételeztem, hogy a német lakótársam, aki már legalább egy évvel korábban beköltözött ebbe az apartmanba, tudja, hogy hogy működik ez a rendszer. Aztán az egész ügyintézést csak megnehezítette nekem azzal, hogy az én levelemmel regisztráltunk, amikor ő is regisztrálhatott volna. Aztán futhattam utána, hogy még mindig nem fizette ki az ő részét nekem. Szintén egy fantasztikus tulajdonsága a Rundfunkbeitragnak, hogy csak levélben lehet kommunikálni velük, nincs e-mail-címük, az online űrlapon beadott kérdésekre nem válaszolnak. Kb. 20 napig tart, mire kézbesítenek egy levelet, amit feladtak Kölnbe, azaz egy egész hónapot kell várni, mire kapunk bármi igazolást arról, hogy megkapták a pénzünket. A német bürokrácia csodái.
Hazautazás előtti és utáni teendők
Mielőtt hazautaznánk, még ki kell iratkozni az egyetemről, ehhez van egy formanyomtatvány, amin be tudjuk jelölni, hogy a szemeszter végével szeretnénk kiiratkozni. (Az infópontnál a kezünkbe tudnak nyomni egy ilyen papírt, nem muszáj kinyomtatni magunknak.) Ezzel a papírral még a könyvtárba is el kell látogatni leadás előtt, hogy nincs tartozásunk.
A Bürgeramtnál is ki kell jelentkezni a városból, ezt meg lehet tenni online is, de személyesen biztosabb. (Aki maga fizeti a Rundfunkbeitragot, annak azt is le kell még mondani, illetve bármi más előfizetést is.)
A Transcriptet a heidelbergi egyetemen a kinti szakos koordinátor állítja össze, ezért neki kell elküldeni az összes eredményünket (vagy kifotózva a HeiCo rendszerből, vagy ha papír alapon kapunk valamilyen tárgyból eredményt, akkor azt bescannelve). Érdemes lehet előre kommunikálni a koordinátorokkal, mert előfordul, hogy valaki egész szeptemberben szabadságon van.
Hazautazás után még ki kell tölteni egy kérdőívet, írni egy beszámolót a kint töltött félévről, leadni a Certificate of Attendance-t meg a Transcriptet. Ha bármi változás volt a Learning Agreementen, akkor azt is kell módosítani, illetve aki zölden utazik, annak a jegyeket is be kell mutatni (tehát nem repülővel vagy egyedül kocsival – ha több Erasmus-hallgató egy kocsival/kisbusszal utazik, az telekocsinak, azaz zöld utazásnak számít).
Kreditelismertetés, azaz a kinti tárgyak elfogadtatása
A kinti tárgyakat az itthoni egyetem köteles elfogadni, szabválnak legalábbis mindenképp. A mintatervünkből ki lehet váltani tárgyakat kinti tárgyakkal, ha elég átfedés van a két tárgy között. Ezt az adott tárgy oktatója (vagy több oktató esetén a tárgyfelelős) dönti el, vele kell erről e-mailben konzultálni. (Persze személyesen is lehet, de e-mailben is kell, mert ezt az e-mailt az oktató beleegyezésével csatolni kell a kreditelismertetéshez.)
Mindenképp egyeztessünk időben az oktatóval, mert előfordul, hogy nem fogad el egy oktató egy tárgyat, hiába egyezik meg a címük. Illetve ha az a pletyka járja, hogy adott tárgyat nem lehet kiváltani, akkor is lehet próbálkozni. Például azt hallottam, hogy a szövegolvasást nem lehet semmivel kiváltani, mégis találtam egy tárgyat, ami ugyanolyan felépítésű volt, és így el tudtam fogadtatni.
4 tárgyat szoktak ajánlani a tájékoztatókon, mert 3 minimum, de nem árt egy pluszban. Viszont ilyenkor abból indulnak ki, hogy egy tárgy 6 ECTS kreditet ér, mint az otthoni erasmusos tárgyak. Németországban eleve ECTS-ben számolnak, és sok 2-3 kredites tárgy van. A 15 kredit a minimum (ha ezt nem sikerül teljesíteni, vissza kell fizetni az ösztöndíjat), ezért lehet, hogy több tárgyat kell elvégezni háromnál. Erre mindenképp figyelni kell!
Ha már végleges, hogy milyen tárgyakat végzünk a félév során, akkor le lehet adni a kitöltött kreditelfogadtatásos dokumentumot (plusz csatolni kell az LA-t, az oktatók beleegyezéseit, illetve a tárgyak tematikáit is). Valamennyi idő után ezek a Neptunba is bekerülnek speciális indexsoron (azaz nem számít bele a féléves átlagokba, nem kapunk érte tanulmányi ösztöndíjat – hiába mutatja úgy a rendszer egészen félévzárásig, mintha beleszámítana). Amikor pedig megkaptuk a Transcriptet, akkor ezt is el kell küldeni, és akkor beírják a jegyeket.
Ez így nem is hangzik rosszul, amíg a határidők nem kerülnek szóba. A német félév el van tolva pár hónappal, és ezért teljesen más időpontokkal dolgozik, mint az összes többi európai egyetem (több mint 10 éve probléma ez minden csereprogramnál, de a hagyomány az hagyomány, ezért a németek a fagyban és a kánikulában járnak egyetemre, őszi és tavaszi helyett téli és nyári félév van). A kreditelfogadtatásos ügyintézők pedig minden félévben sokkolódnak, hogy a német egyetemi félév máshogy néz ki. Én mindent megtettem, hogy ne legyen olyan katasztrófa az elfogadtatásos ügyintézés, mint az előttem kiutazónak volt, de hiába jeleztem előre dátumokkal, hogy meddig tart a félév és milyen dokumentumot mikor tudok küldeni, gyakorlatilag semmit nem ért.
Ugyanúgy sok olyan e-mailt kaptam, hogy próbáljak meg hamarabb jegyeket szerezni, mert közeledik a félévzárás, amikor a németországi szorgalmi időszakból még egy hónap hátra volt. Meg tudják oldani később is az elfogadtatást, valahogy biztosan be fognak kerülni a jegyeim előbb vagy utóbb. De nincs erre egy kialakított és bevett rendszer a Németországba kiutazókra, és minden félévben a hallgatónak kell rosszul éreznie magát, hogy a szorgalmi időszak vége előtt 1 hónappal még nincsenek jegyei, arról meg ne is beszéljünk, hogy a vizsgaidőszak csak ezután kezdődik. Volt, aki úgy döntött, hogy csak a következő félévben adja le a papírokat, talán kevesebb stresszel jár, ugyanakkor nem hiszem, hogy annyira szabályos, úgyhogy ezt sem tudom szívből ajánlani senkinek.
Otthoni tárgyak
Van lehetőség arra, hogy az Erasmus-félév alatt az itthoni tárgyainkat is végezzük. Ha ezt nem tesszük meg, akkor szinte lehetetlen csúszás nélkül elvégezni a képzést. (Itthon minimum 10 tárgyam szokott lenni, kint ehhez képest max 5-öt szokás elvégezni, és ebből 1-2-t lehet általában elfogadtatni itthoni tárgy kiváltására.)
Erre van külön formanyomtatvány, a kedvezményes tanrend kérelem, amire fel kell vinni az összes szemináriumot (előadást nem), amit el akarunk végezni távolról. Erre kellenek a tárgyak, tárgykódok, az elvégzés módja és az oktató aláírása is. (A TO-n kell leadni, fizetni nem kell érte, ha valaki cserefélév miatt adja le. Ha valaki már nincs itthon a félévkezdéskor, akkor meghatalmazást lehet írni egy barátnak, aki begyűjti az aláírásokat és leadja a kérvényt. Vagy e-mailben intézzük az egészet, csak ezt kevésbé szeretik az ügyintézők.) Azaz minden oktatóval meg kell beszélni, hogy hogyan lehet elvégezni külföldről a tárgyát, a legtöbb esetben elég kooperatívak az oktatók, hiszen támogatják a külföldi tapasztalatszerzést. (De egyes tárgyakat nem lehet külföldön elvégezni, nekem például a kutatási szeminárium volt ilyen.)
Tehát elméletileg elképzelhető, hogy valaki az egész itthoni félévét elvégzi a külföldi cserefélév alatt, viszont a gyakorlatban ez nagyon megterhelő tud lenni. Szinte végig két egyetemet kell folyamatosan végezni, és kevés a szünet közben. Nekem volt olyan hetem, amikor otthonra meg kellett írnom két szemináriumi dolgozatot, tartottam egy online előadást, illetve a kinti egyetemen is tartottam előadást, írtam kanji zh-t, plusz a kinti egyetemre a szokásos minden heti házit is meg kellett csinálnom persze. Nem lehetetlen tehát csúszás nélkül Erasmusra menni, de nem is egyszerű. Mindenképp mérlegelni kell, hogy mik a prioritások: ha nem akarunk csúszni, akkor biztos, hogy sokszor lesz olyan, hogy lenne egy program, ami érdekel, de nemet kell rá mondanunk, mert annyi dolgunk van a két egyetemre. (De azért azt sem mondanám, hogy nem lehet egyáltalán élvezni a cserefélévet, ha közben két egyetemre kell tanulni egyszerre.)
Ennyi volt az ügyintézés nagyjából, eléggé a részletekbe mentem, hátha megkönnyíti a később kiutazók életét ez a leírás. Ugyanakkor gyakorlatilag ebben a két posztban össze is van foglalva minden negatívum, amit tapasztaltam az Erasmus-félévvel kapcsolatban, mert tényleg ez a rengeteg ügyintézés és felesleges papírmunka voltak a legrosszabb részei a cserefélévnek.